為加強水利工程建設(shè)項目檔案管理工作，根據(jù) 《 中華人民共和國檔案法 》 、 《 水利檔案工作規(guī)定 》 及有關(guān)業(yè)務建設(shè)規(guī)范，結(jié)合水利工程的特點， 2005 年 11 月 1 日水利部發(fā)布 《 水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定 》 （水辦「2 005」480 號），自 2005 年 12 月 10 起施行。該辦法共五章三十二條，其中第一章總則、第二章檔案管理、第三章歸檔與移交管理、第四章檔案驗收、第五章附則。原水利部制定的 《 水利基本建設(shè)項目檔案資料管理規(guī)定 》 （水辦[ 1997 ] 275 號），同時廢止。

　　水利工程建設(shè)項目檔案是指水利工程建設(shè)項目根據(jù)水利工程建設(shè)程序在工程建設(shè)各階段（前期工作、施工準備、建設(shè)實施、生產(chǎn)準備、竣工驗收等）形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　一、檔案的歸檔與移交方面的基本要求

　　根據(jù) 《 水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定 》 的有關(guān)規(guī)定，工程參建單位在檔案的歸檔與移交方面的基本要求有：

　　1 .水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限，不得短于工程的實際壽命。

　　2 .水利工程檔案的歸檔工作一般由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負責?？偘鼏挝粚Ω鞣职鼏挝惶峤坏臍w檔材料負有匯總責任。

　　3 .監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應向項目法人提交對工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報告。

　　4 .水利工程文件材料的收集、整理應符合 《 科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 》 （ GB / T 11822 一 2000 ）。歸檔圖紙應按 《 技術(shù)制圖復制圖的折疊方法 》 （ GB / T 10609 . 3 一 1989 ）要求統(tǒng)一折疊。

　　5 .竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項目法人應負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋竣工圖章，有關(guān)單位和責任人應嚴格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見及目錄。

　　6 .施工單位應按以下要求編制竣工圖：

　　（ 1 ）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；

　?。?2 ）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章；

　?。?3 ）凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過 1 / 3 的，應重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應按原圖編號，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標欄內(nèi)注明竣工階段和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監(jiān)理單位應在圖標上方加蓋并簽署竣工圖確認章。

　　7 .水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人負責各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

　　8 .電子文件的整理、歸檔，參照 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 （ GB / T 18894 一 2002 ） 執(zhí)行。

　　9 .項目法人可根據(jù)實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應滿足以下要求：

　?。?l ）項目法人與運行管理單位應各保存 1 套較完整的工程檔案材料（當立者為一個單位時，應異地保存 1 套）；

　?。?2 ）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料；

　　（ 3 ）當有關(guān)文件材料需由若干單位保存時，原件應由項目產(chǎn)權(quán)單位保存，其他單位保存復制件；

　　（ 4 ）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應負責向流域機構(gòu)檔案館移交 1 套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關(guān)文件材料。

　　10 .工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據(jù)實際情況確定?？煞蛛A段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成。

　　二、工程檔案驗收方面的基本要求

　　根據(jù) 《 水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定 》 以及水利部 《 水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法 》 （水辦[ 2008 〕 366 號）的有關(guān)規(guī)定，檔案驗收是指各級水行政主管部門，依法組織的水利工程建設(shè)項目檔案專項驗收。工程檔案驗收方面的基本要求有：

　　（一）檔案驗收依據(jù) 《 水利工程建設(shè)項目檔案驗收評分標準 》 對項目檔案管理及檔案質(zhì)量進行量化賦分，滿分為 100 分。驗收結(jié)果分為 3 個等級：總分達到或超過 90 分的，為優(yōu)良；達到 70 一 89 . 9 分的，為合格；達不到 70 分或“應歸檔文件材料質(zhì)量與移交歸檔”項達不到 60 分的，均為不合格。 《 水利工程建設(shè)項目檔案驗收評分標準 》 中，“應歸檔文件材料質(zhì)量與移交歸檔”滿分為 70 分，其中：

　　1 .文件材料完整性（ 24 分）。

　　2 .文件材料的準確性（ 32 分），基本要求為：

　?。?1 ）反映同一問題的不同文件材料內(nèi)容應一致；

　　（ 2 ）竣工圖編制規(guī)范，能清晰、準確地反映工程建設(shè)的實際；竣工圖圖章簽字手續(xù)完備；監(jiān)理單位按規(guī)定履行了審核手續(xù)；

　?。?3 ）歸檔材料應字跡清晰，圖表整潔，審核簽字手續(xù)完備，書寫材料符合規(guī)范要求；

　?。?4 ）聲像與電子等非紙質(zhì)文件材料應逐張、逐盒（盤）標注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容；

　?。?5 ）案卷題名簡明、準確；案卷目錄編制規(guī)范，著錄內(nèi)容詳實；

　?。?6 ）卷內(nèi)目錄著錄清楚、準確；頁碼編寫準確、規(guī)范；

　?。?7 ）備考表填寫規(guī)范；案卷中需說明的內(nèi)容均在案卷備考表中清楚注釋，并履行了簽字手續(xù)；

　?。?8 ）圖紙折疊符合要求，對不符合要求的歸檔材料采取了必要的修復、復制等補救措施；

　　（ 9 ）案卷裝訂牢固、整齊、美觀，裝訂線不壓內(nèi)容；單份文件歸檔時，應在每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章；案卷中均是圖紙的可不裝訂，但應逐張?zhí)顚憴n號章。

　　3 .文件材料的系統(tǒng)性（ 10 分），基本要求為：

　　（ 1 ）分類科學。依據(jù)項目檔案分類方案，歸類準確，每類文件材料的脈絡清晰，各類文件材料之間的關(guān)系明確；

　?。?2 ）組卷合理。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，組成的案卷能反映相應的主題，且薄厚適中、便于保管和利用；設(shè)計變更文件材料，應按單位工程或分部工程或?qū)I(yè)單獨組成一卷或數(shù)卷；

　　（ 3 ）排列有序。相同內(nèi)容或關(guān)系密切的文件按重要程度或時間循序排列在相關(guān)案卷中；反映同一主題或?qū)ｎ}的案卷相對集中排列。

　　4 .歸檔與移交（ 4 分）。

　　（二）水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內(nèi)容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。

　?。ㄈ┐笾行退こ淘诳⒐を炇涨皯M行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關(guān)單位組織進行；正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務主管部門負責。

　?。ㄋ模┧こ淘谶M行檔案專項驗收前，項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達要求后，可向有關(guān)單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。

　　檔案驗收申請應包括項目法人開展檔案自檢工作的情況說明、自檢得分數(shù)、自檢結(jié)論等內(nèi)容，并將項目法人的檔案自檢工作報告和監(jiān)理單位專項審核報告附后。

　　檔案自檢工作報告的主要內(nèi)容：工程概況，工程檔案管理情況，文件材料收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖編制與整理情況，檔案自檢工作的組織情況，對自檢或以往階段驗收發(fā)現(xiàn)問題的整改情況，按 《 水利工程建設(shè)項目檔案驗收評分標準 》 自檢得分與扣分情況，目前仍存在的問題，對工程檔案完整、準確、系統(tǒng)性的自我評價等內(nèi)容。

　　專項審核報告的主要內(nèi)容：監(jiān)理單位履行審核責任的組織情況，對監(jiān)理和施工單位提交的項目檔案審核、把關(guān)情況，審核檔案的范圍、數(shù)量，審核中發(fā)現(xiàn)的主要問題與整改情況，對檔案內(nèi)容與整理質(zhì)量的綜合評價，目前仍存在的問題，審核結(jié)果等內(nèi)容。

　　（五）檔案專項驗收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下：

　　1 .聽取項目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告。

　　2 .聽取監(jiān)理單位對項目檔案整理情況的審核報告。

　　3 .對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程，還應聽取被委托單位的檢查評定意見。

　　4 .查看現(xiàn)場（了解工程建設(shè)實際情況）。

　　5 .根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應保存檔案數(shù)量的 8 % ，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的 10 % ；抽查檔案總量應在 200 卷以上。

　　6 .驗收組成員進行綜合評議。

　　7 .形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋。

　　8 .驗收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項驗收意見。