2.1　符合性

　　質(zhì)量體系文件必須做到以下兩個符合性：

　　（1） 符合企業(yè)的質(zhì)量方針和目標；

　?。?） 符合所選質(zhì)量保證模式標準的要求。

　　這兩個符合性，也是質(zhì)量體系認證的基本要求。

　　2.2　確定性

　　在描述任何質(zhì)量活動過程時，必須使其具有確定性。即何時、何地，由誰，依據(jù)什么文件，怎么做及應(yīng)保留什么記錄等必須加以明確規(guī)定，排除人為的隨意性。只有這樣才能保證過程的一致性，才能保障產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性。

　　2.3　相容性

　　各種與質(zhì)量體系有關(guān)的文件之間，應(yīng)保持良好的相容性，即不僅要協(xié)調(diào)一致不產(chǎn)生矛盾，而且要各自為實現(xiàn)總目標承擔好相應(yīng)的任務(wù)。從質(zhì)量策劃開始就應(yīng)當考慮保持文件的相容性。

　　2.4　可操作性

　　質(zhì)量體系文件都必須符合企業(yè)的客觀實際，具有可操作性。這是文件得以有效貫徹實施的重要前提。因此，應(yīng)該做到編寫人員深入實際進行調(diào)查研究，使用人員及時反饋使用中存在的問題，力求盡快改進和完善，確保文件可以操作且行之有效。

　　2.5　系統(tǒng)性

　　質(zhì)量體系本應(yīng)是一個由組織結(jié)構(gòu)、程序、過程和資源構(gòu)成的有機的整體。而在體系文件編寫的過程中，由于要素及部門人員的分工不同，側(cè)重點不同及其局限性，保持全局的系統(tǒng)性較為困難。因此，應(yīng)該站在系統(tǒng)高度，著重搞清每個程序在體系中的作用，其輸入、輸出與其他程序之間的界面和接口，并施以有效的反饋控制。此外，文件之間的支撐關(guān)系必須清晰：質(zhì)量體系程序要支撐質(zhì)量手冊，即對質(zhì)量手冊提出的各種管理要求都有交待、有控制的安排。作業(yè)文件也應(yīng)如此支撐質(zhì)量體系程序。

　　2.6　簡化

　　簡化可獲得如下效果：

　?。?） 節(jié)??；

　　（2） 減少差錯；

　?。?） 降低人員素質(zhì)和培訓(xùn)要求。

　　在市場經(jīng)濟條件下，人員的流動性增加，簡化的效果更明顯。一個簡化的系統(tǒng)（過程）是更為可靠的系統(tǒng)（過程）。

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